ERP

Kurumsallaşıyorsunuz, markalaşıyorsunuz, işletmeniz büyüyor ve ihtiyaçlarınız değişiyor. Zaman daha da hızlı ilerliyor, süreçler bir biri ardına gelişiyor. Peşi sıra toplantılar, stratejik planlar, kararlar ve programlar alıp başını gidiyor…

Piyasanızdaki etkinliğiniz ve gücünüz artıyor… Herşey çok güzel!

Bir tablonun bu kadar mükemmel olabilmesi mümkün mü? Etkinlik ve Güç kontrol altında mı? İşletme sermayesi ne durumda? Başarılarınız “Sürdürülebilir” mi?

Elbetteki bu soruların cevaplarını ancak iyi bir ekibiniz var ise verebilirsiniz. İyi bir ekip size, bu mükemmel tablonun görünmeyenlerini sunabilir. Cevapların sizi tatmin etmediğini düşünüyorsanız, bu bir yol ayırımı demektir. Başarılarınızın sürdürülebilir olması için kontrol, kontrol için sistem ihtiyacı ortaya çıkar. İşte bu noktada işletmeniz için en önemli ekip oyuncusunun adını duymaya başlarsınız, ERP.

Finansman sermayesi (Para), entelektüel sermaye(İnsan), müşteriler, ürünler, satış kanalları-bayiler, üretim kapasitesi, makine ve techizatlar, teknolojik birikim ve tecrübe işletmenin gücünü ifade eder. İşletme gücünü kontrol altına almak için ERP gerekir.

Günümüzün en büyük üreticileri dahi, halen tüm süreçleri kontrol altına alabilmiş değillerdir. Geleneksel yöntemlerle ürünün, dağıtımcıyla piyasaya sunulması yerine, üretimden nihai müşteriye doğrudan üretici tarafından ulaştırılmasına dönüşmektedir (bir başka ifadeyle dijital sinir sistemi genişlemesi). Bunun en önemli nedeni üretimin, müşteri geri bildirimlerine tam zamanında ihtiyaç duyması (Just in Time - JIT), kaliteden ödün vermemek ve ara maliyetlerdir…

Siz sektörünüzde yeni birşeyleri yapmayı planlarken rakipleriniz ise bunu hayata geçiyor olabilir. Artık iletişim, yeni alış veriş seçenekleri ve küreselleşme dünyanın her hangi bir noktasından, gittiğiniz her yerde sizi kapsayacak hale geldi. Bunun anlamı, artık büyük dünyanın bir birimizi görebilecek kadar küçüldüğüdür. Bugün ürünleri ile dünyanın bir ucundan diğerine rekabet götürenlerin, yarın karşınıza bir iş yeri açarak yer(el)leşmeleri imkânsız değildir ve henüz olmasa bile inanın, çok yakındır...

Diğer taraftan ekonomideki “çağ” dönüşümü tam anlamıyla gerçekleşmek üzere. Yıllar önce tarım ekonomisinin yerini alan sanayi ekonomisi şimdi yerini “bilgi ekonomisine” bırakıyor. Girişimcilik ve inovasyon kavramları ise yerini yeni trend “Kümeleşme” ve Yalın Düşünceyle Üretim oluşumlarına bırakıyor.

Bakıldığında, gelişen teknoloji ve sonsuz insan ihtiyaçları her an yeni çözümlere ihtiyaç doğurmakta. Düne kadar hayal bile edilemeyen alışkanlıklarımız(Mobil yaşam-Cep Telefonu-İnternet vb.) artık sıradan hale geldi. Çağımız teknolojileri yeni rekabet avantajlarını da uygulanabilir kılıyor. Eskimeye mahkûm olsada, her yeni teknoloji ve oluşum, bir başka yeniliğin başlangıcı durumundadır. Hemen hergün konuştuğumuz ve alternatif planlar yaptığımız bu gelişmeler için işletme yapılarının güçlendirilmesi birçok yönden gerçekleşebilir. Bunların en başında da bilgileri kontrol altına almak geliyor. Bilginin kontrol altına alınması ERP alt yapısında bilgi sistemleri ile mümkün olur.

ERP’ nin türkçesi “İş Bütünlüğü” demektir. İşiniz ne olursa olsun işletmenizin dışarıda temas ettiği her nokta ile, içeride işleyen tüm süreçlerin ortak platformda bütünleşmesi demektir. Daha açık bir ifade ile, varsa üretim sürecinizin öncesinde tedarik ve teklif alma süreçlerinden, üretimin planlanmasına, satınalma için gerekli bütçe çalışması ve finansman yönetiminden, ürünün bayi yada dağıtıcıya sevkine ve son kullanıcıya ulaştırılmasına, nihai müşteriden ürüne ilişkin geri bildirimlerin alınmasına ve daha da ötesi bilgi alınabilen her noktanın entegre edilmesi diyebiliriz. Önemli olan, tüm bu işlerin fiili gerçekleşmesi esnasında oluşturulan verilerin analiz edilebilir olması ve her noktadaki bilgiye ulaşabilmektir. Size kalan doğru bilgiler ile sağlıklı büyümeyi ve gücünüzü kontrol etmektir.

ERP Programı alım sürecinde, kapınızı çalan sizden randevular talep edip, “Kurumsal Kaynak Planlaması” çözümlerini sunmak isteyen birçok geliştirici yada uyarlamacı olacaktır. Kimi ulusal, kimi uluslar arası bu oyuncular tam anlamıyla ERP hizmetleri sunabildikleri gibi bazen "ERP Programı" adı altında “ticari program” kavramından öte gitmeyen ürünleride masaya koyabilmektedir. ERP bilincinin tam olarak yerleşmemiş olması işletmelerin karar verme aşamasında alternatif çözümlerde arayışa girmesi, sayısını bile tutamayacağı kadar çözüm önerisi ile karşı karşıya kalmasına sebep olabilir. Bu durum tam anlamıyla “ERP Buhranına” dönüşebilir, diğer bir deyişlede “ERP Kuşatması”.

Kale sizin elinizde fakat surların dışında birden fazla “Kuşatmacı” var ve tercih sizin. Bu durumda yapılacak şey zor değil. İyi bir oyuncu için ödenecek bedel 2. madde olmalıdır. Bu düşünceden yola çıkarak ilk bakılması gereken “Fayda”  olmalıdır. Fayda/Maliyet analizi iktisat içinde geçen en bilindik tekniklerden biridir.Öncelikle tercih edilecek çözümün faydaları net olarak ortaya konulmalı. Genel olarak bakıldığında ERP programları klasmanındaki tüm oyuncular aynı özelliklerde ürün sunabilecek yapıdadırlar. Öyleyse, faydanın ortaya çıkmasını sağlayacak kriterler önem kazanıyor.

Özetlenecek olunursa;

İşletme kriterleri(İşletme Analizi);

·         Beklenti başlıklarının ortaya konması

·         Beklentilerin detaylandırılması

·         İş Akışlarının düzenlenmesi ve açıklanması

·         Sektörün özel durumlarının tanımlanması

·         *Yönetimin projeye desteğinin sağlanması ve kararlılık

·         İşletmenin gelecekte yapmak istedikleri

Uygulamacı Kriterleri(ERP Analizi);

·         Tarihçesi ve Deneyimleri

·         Referanslar

·         Bakım ve destek gereksinimleri

·         Yatırım Maliyetleri Analizi

·         Yaygınlık-Bilinirlik (tecrübeli eleman bulabilme imkanı)

·         Programın alt yapı teknolojisi ve gelecek yeni teknolojilere uyumluluğu

·         **Kullanım İmkanı (Demo)

·         Uyarlamanın kim tarafından yapılacağı

·         Uyarlamacının sektörünüzdeki tecrübesi

·         Uyarlamacının mali yapısı

·         Dokümantasyon yeterliliği

·         Proje için Planın ortaya konabilmesi

*   İşletme yönetiminin proje desteği büyük önem taşır, geçiş süreclerinde iş aksamaları ve gecikmeler yaşanabilir, bu gibi olası durumlar önceden bilinmelidir. ERP projelerinde gerçek faydaya ulaşılması 3 yıl kadar sürebilir.

** Demo kullanımı her zaman mümkün olmayabilir çünkü, gelişmiş ERP programlarında çok sayıda uyarlama parametresi olduğundan bunları bilmeden programın ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığını belirleyemezsiniz. Bununla birlikte, uygulamada çok sayıda parametre ve esnek yapı olması onun için artı puan olacaktır.

Şeklinde sıralanabilir. Elbetteki işletme ölçeğine göre yüzlerce kriterin dikkate alınması söz konusu olabilir. Önemli olan karar verirken yöntem ve tekniklerin doğru bir şekilde uygulanmasıdır. Sonuç olarak, “Kuşatılan” işletmeniz olsada, “kazanan” siz olmalısınız.